Zásady ochrany osobních údajů

Společnost PARK Compliance Services GmbH („PCS“) na základě smlouvy ze dne 24.3.2025 („Smlouva“) provozuje pro společnost Woolworth Česká republika s.r.o. („Woolworth ČR“) elektronický vnitřní oznamovací systém pro její zaměstnance a obchodní partnery s koncovým end-to-end šifrováním („elektronická platforma“) a poskytuje jej Woolworth ČR k užívání.

Pokud je oznámení podáno prostřednictvím elektronické platformy, je doručeno panu Dr. Tobiasi Eggersovi a/nebo paní Julii Mryka LL.M., kteří jsou příslušnými osobami určenými v souladu se zákonem č. 171/2023 Sb. o ochraně oznamovatelů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o ochraně oznamovatelů") a kteří potvrdí oznamovateli přijetí oznámení. Poté předají oznámení v plném rozsahu interní příslušné osobě rovněž určené v souladu se zákonem o ochraně oznamovatelů, paní Evě Šimákové k dalšímu zpracování a posouzení oznámení. V případě, kdy je to s ohledem na okolnosti vhodné posuzuje oznámení také Dr. Tobias Eggers nebo Julia Mryka LL.M. 

Elektronická platforma představuje evidenci oznámení a všech dokumentů souvisejících s oznámením. Prostřednictvím elektronické platformy probíhá i komunikace mezi oznamovatelem a příslušnými osobami. V elektronické platformě se evidují i oznámení podaná jiným způsobem než prostřednictvím elektronické platformy. 

Správcem osobních údajů je:

Woolworth Česká republika s.r.o.
Budějovická 778/3
140 00 Praha 4, Michle, Česká republika
Email: info@woolworth.cz

Pověřencem pro ochranu osobních údajů správce Woolworth Česká republika s.r.o. je:

DataComply s.r.o.
Voctářova 2449/5
180 00 Praha 8, Libeň, Česká republika
Mgr. Lucie Hladěnová, LL.M.
Tel.: +420 234 707 444
E-Mail: dpo@datacomply.cz

Zpracovatelem osobních údajů pro správce Woolworth Česká republika s.r.o. je:

PARK Compliance Services GmbH
Rheinlanddamm 199
44139 Dortmund, Německo 
Tel. +49 231 958068-55 
E-Mail: info@park-compliance.de

Pověřencem pro ochranu osobních údajů zpracovatele PARK Compliance Services GmbH je:

Advokát Dr. Marius Haak
Rheinlanddamm 199
44139 Dortmund, Německo
Tel.: +49 231 9580 68-88

E-mail: datenschutz@park-wirtschaftsstrafrecht.de

Woolworth ČR má jako zaměstnavatel s více než 50 zaměstnanci ve smyslu § 8 odst. 1 písm. b) zákona o ochraně oznamovatelů povinnost zavést vnitřní oznamovací systém. 

Právním základem zpracování osobních údajů je tedy plnění zákonné povinnosti Woolworth ČR ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů („GDPR“).

Účelem zpracování osobních údajů je ochrana oznamovatelů ve smyslu zákona o ochraně oznamovatelů.

PCS zpracovává osobní údaje pro Woolworth ČR na základě smlouvy o zpracování osobních údajů. 

Mezi kategorie subjektů údajů, kterých se zpracování týká (může týkat), patří:

Za účelem plnění zákonných povinností správce údajů mohou být ve smyslu čl. 9 odst. 2 písm. b) GDPR zpracovávány i zvláštní kategorie osobních údajů.

O oznamovateli zpracováváme zpravidla následující údaje:

O oznamovateli nebo osobách, kterých se oznámení týká, či jsou jinak významné pro podání a posouzení oznámení se mohou zpracovávat další údaje, vč. údajů zvláštní kategorie, zejména například: 

Osobní údaje jsou zpřístupněny pouze příslušným osobám, které jsou ve smyslu zákona o ochraně oznamovatelů vázány mlčenlivostí. 

Údaje o identitě oznamovatele mohou být třetím osobám sděleny pouze s jeho předchozím písemným souhlasem. 

Údaje o identitě osoby, proti které oznámení směruje mohou být sděleny pouze nezbytně nutnému okruhu osob za účelem řádného posouzení oznámení. 

PCS se jako zpracovatel ve Smlouvě zavázal při zpracování osobních údajů zachovávat mlčenlivost a zpracovávat údaje pouze v souladu s čl. 5 GDPR a v rozsahu umožněném právními předpisy.

Jako subjekt údajů máte podle čl. 15 GPDR právo obdržet informace o údajích, které jsou o Vás uloženy. Pokud jsou zpracovávány nesprávné osobní údaje, máte právo na opravu v souladu s čl. 16 GDPR. Pokud jsou splněny zákonné požadavky, můžete požádat o vymazání nebo omezení zpracování, jakož i vznést námitku proti zpracování Vašich údajů (čl. 17, 18 a 21 GDPR). V souladu s čl. 20 GDPR můžete uplatnit právo na přenositelnost údajů u údajů zpracovávaných automaticky na základě Vašeho souhlasu nebo smlouvy s Vámi.

S ohledem na to, že základním principem ochrany oznamovatelů je zachovávání mlčenlivosti o identitě oznamovatele a obsahu oznámení, mohou být Vaše práva subjektu údajů omezeny podle čl. 23 odst. 1 GDPR.

Svá práva můžete uplatnit u správce údajů nebo zpracovatele prostřednictvím adres uvedených v bodu 1 až 4 těchto zásad. Pokud se domníváte, že některý případ zpracování údajů porušuje právní předpisy o ochraně osobních údajů, můžete podat stížnost u dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů podle svého výběru (čl. 77 GDPR). To se týká i našeho příslušného dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů: Úřad pro ochranu osobních údajů, uoou.gov.cz/kontakt, pro Woolworth ČR nebo Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, www.ldi.nrw.de/kontakt/ihre-beschwerde, pro PCS. 

Obecně platí, že Vaše údaje nejsou předávány do třetích zemí. Ve výjimečných případech, kdy je takové předání nezbytné, Vás na to v příslušném bodě výslovně upozorníme.

Woolworth ČR může využívat zpracovatele osobních údajů k zajištění provozu IT systémů a komunikačních kanálů. Tito poskytovatelé služeb zpravidla působí jako zpracovatelé v souladu s čl. 28 GDPR. 

PCS smí pověřit subdodavatele (další zpracovatele) zpracováním údajů pouze se souhlasem Woolworth ČR podle čl. 28 odst. 2 GDPR.

V případě trestního,správního nebo soudního řízení mohou být osobní údaje předány orgánům činným v trestním řízení nebo jiným orgánům veřejné moci. 

V evidenci oznámení se ve smyslu § 21 odst. 1 písm a) až d) zákona o ochraně oznamovatelů eviduje: 

Oznámení a dokumenty související s oznámením, které byly předloženy v listinné podobě, se ukládají v trezoru, do něhož mají přístup pouze příslušné osoby. Tyto dokumenty se rovněž v elektronické podobě ukládají na elektronickou platformu.

Evidence oznámení se ve smyslu § 21 zákona o ochraně oznamovatelů uchovává na časově neomezenou dobu. 

Samotné oznámení a všechny dokumenty související s oznámením se ve smyslu § 21 odst. 2 zákona o ochraně oznamovatelů uchovávají po dobu pěti let od podání oznámení. 

Po uplynutí pětileté doby evidence se oznámení a dokumenty související s oznámením vymažou nebo zničí (pokud byly uloženy v listinné podobě), s výjimkou případů, kdy bude nezbytné, aby tyto údaje byly uchovávány po delší dobu, a to až do doby ukončení prověřování příslušného oznámení orgány činnými v trestním řízení nebo jinými příslušnými orgány České republiky.